FlowDeck es un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) diseñado para una empresa industrial con múltiples almacenes y plantas de fabricación distribuidas por la Península Ibérica. La plataforma unifica la gestión de inventario, pedidos, envíos e integración RFID en un único entorno, adaptado tanto para móvil como para escritorio. Debido a un acuerdo de confidencialidad (NDA), toda la información identificativa ha sido anonimizada. El proceso, las decisiones de diseño y los layouts mostrados son reales, alterando los datos y la marca para no incumplir ninguna de las normativas.
-87%
99,5%
+28%
-64%
-72%
Tiempo de inventario
Exactitud de inventario
Productividad operativa
Errores operativos
Trazabilidad
-87%
Tiempo de inventario
99,5%
Exactitud de inventario
+28%
Productividad operativa
-64%
Errores operativos
-72%
Trazabilidad
Mi rol
Desde el inicio del proyecto participé como diseñador principal del producto, desarrollando la experiencia desde cero a lo largo de más de seis meses. Mi trabajo comenzó en sesiones de entrevista con trabajadores de almacén y responsables de operaciones, sesiones que nos dieron el material necesario para entender dónde vivía la fricción y qué necesitaban realmente los usuarios.
Esa investigación alimentó directamente user flows detallados, wireframes y prototipos iterativos, testeados y refinados a lo largo de múltiples rondas con usuarios internos y profesionales externos del sector. A lo largo del proyecto también actué como punto de conexión entre el equipo de desarrollo de software, el equipo de ingeniería RFID y el departamento de operaciones de almacén, traduciendo entre restricciones técnicas y necesidades de usuario en cada etapa.
Problemática y objetivos
El cliente ya había trabajado con nosotros en diferentes ocasiones, habiéndoles suministrado anteriormente equipos de hardware y soporte a varias de sus instalaciones. Vinieron esta vez con un problema más amplio: la necesidad de un software que unificase todos sus procesos, ya que trabajaban con diferentes herramientas para cada proceso. A través de entrevistas a usuarios y sesiones in situ, identificamos cuatro problemas principales:
Sistemas fragmentados, trabajo fragmentado. El personal manejaba hasta cuatro aplicaciones distintas para gestionar lo que debería ser un flujo de trabajo único, stock, pedidos, operaciones y envíos viviendo cada uno en una herramienta diferente.
Falta de visibilidad de stock en tiempo real. Los trabajadores necesitaban una vista inmediata y simplificada del estado del stock que les permitiera tomar decisiones más rápidas sin abandonar su tarea actual.
Escasez de datos para la toma de decisiones. Los responsables de operaciones no disponían de una capa de analítica en tiempo real. Los informes eran manuales, con retraso y desconectados del estado real del almacén.
Tracking de envíos inexistente. No había forma de monitorizar los pedidos salientes en tiempo real, generando incertidumbre tanto internamente como con los clientes.
Del research a la decisión
El hallazgo más revelador de nuestras sesiones con usuarios no fue sobre la interfaz, fue sobre la realidad física de trabajar en un almacén sin las herramientas adecuadas. Los operarios de almacén se coordinaban verbalmente entre ellos a lo largo de la planta para saber qué estanterías estaban llenas o vacías. El inventario se gestionaba manualmente, lo que significaba parar el trabajo para registrar cada movimiento. El responsable de operaciones manejaba múltiples aplicaciones a diario mientras los operarios trabajaban en gran medida de memoria y comunicación verbal, un sistema completamente analógico dentro de una operación técnicamente compleja. Este hallazgo impulsó dos de las decisiones más importantes del proyecto.
Decisión 01:
Integrar RFID desde la base. En lugar de diseñar una mejor interfaz para un modelo de datos roto, nos asociamos con el equipo de ingeniería RFID para automatizar completamente la captura de datos. Los operarios ya no necesitaban parar para reportar sus movimientos, el sistema rastreaba todo en tiempo real a través de sensores y etiquetas instalados en el almacén. Esto eliminó el proceso de inventario manual y suprimió una fuente crítica de retrasos y errores.
Decisión 02:
Dos experiencias distintas para dos usuarios distintos. Nuestros prototipos iniciales daban al operario y al responsable de operaciones la misma interfaz. El testing con usuarios dejó claro de inmediato que esto no funcionaba. El operario no necesita analíticas de crecimiento ni comparativas históricas, necesita saber qué tiene que hacer a continuación, dónde ir y cuál es el estado actual del stock, sin hacer scroll ni navegar fuera de su tarea. Simplificamos la versión móvil hasta dejar únicamente lo esencial para su rol, creando una experiencia centrada en la tarea que se ajustaba a cómo trabajaban realmente en la planta.
User Personas
Carlos Fuentes
Operario de Almacén
Edad
Género
Experiencia
Dispositivo
Nivel tecnológico
34
Hombre
8 años
Móvil / PDA
Medio
Bio
"Me gustaria tener un listado de tareas facil y accesible. Cuanto menos tenga que estar en los programas, mejor."
Frustraciones
• Pierde tiempo cambiando entre apps para completar una sola tarea
• Necesidad de revisar el stock de productos diariamente
• Difícil ver de un vistazo qué operaciones tiene pendientes en su turno
• Introducir datos de envío manualmente es lento y propenso a errores
Metas
• Saber inmediatamente qué operaciones tiene que completar hoy
• Detectar artículos con stock bajo sin tener que generar un informe
• Registrar datos de envío rápidamente desde la planta del almacén
• Pasar menos tiempo en la app y más tiempo en el trabajo real
Nadia Belmonte
Responsable de Operaciones
Edad
Género
Experiencia
Dispositivo
Nivel tecnológico
41
Mujer
12 años
PC / Laptop
Alto
Bio
"Necesito verlo todo de un vistazo. Si tengo que hacer muchos clics para encontrar las cosas, algo está mal."
Frustraciones
• No existe una vista única que le dé el panorama completo de operaciones, stock y envíos
• Los informes requieren trabajo manual y siempre están ligeramente desactualizados
• No se pueden monitorizar multiples almacenes simultáneamente
• A la hora de justificar decisiones operacionales se debe realizar una recopilación de datos manual
Metas
•Acceder a una visión en tiempo real de todos los procesos desde un único dashboard
• Identificar cuellos de botella e ineficiencias antes de que se conviertan en problemas
• Tomar decisiones basadas en datos sin depender de que alguien le prepare los números
• Reducir la carga operacional teniendo todo en un solo lugar
Constraints
Demasiada información, poca claridad.
El problema de diseño más difícil de este proyecto no fue construir las funcionalidades, fue decidir qué mostrar y dónde. Nuestros primeros intentos de dashboard intentaban mostrar todo a la vez: métricas, gráficos, operaciones, envíos, niveles de stock, datos históricos. El resultado era una pantalla visualmente caótica imposible de navegar o escanear rápidamente.
La solución fue estructural. Abandonamos el dashboard único y denso y diseñamos seis secciones dedicadas, accesibles a través de un menú lateral. Cada sección seguía una estructura de grid consistente con tarjetas de información claramente separadas, permitiendo a los usuarios encontrar lo que necesitaban de un vistazo sin que todo lo demás compitiera por su atención visual.
Este constraint nos obligó a un enfoque más disciplinado de la jerarquía de información del que habríamos llegado de otro modo, y se convirtió en una de las decisiones más valoradas en el testing con usuarios.
Prototipos e
iteraciones
Durante el proceso, desarrollamos diferentes prototipos conceptuales, variando la estructura, organización y contenido de estas, en nuestras sesiones con el personal interno y con profesionales externos, fuimos mostrándoles dichos prototipos.
Tras verlos interactuar con los prototipos iniciales, ver cómo desglosaban su “Flujo operacional” en vivo y anotando lo que funcionaba y lo que no.
El input directo de estos expertos en el sector, nos ayudó a asegurarnos de que la lógica de la plataforma reflejaba el funcionamiento real de un almacen y con cada nueva iteración nos acercamos al diseño final que recibió el cliente.
Los siguientes diseños representan la versión final de todo lo mostrado anteriormente. Tras toda la investigación, las entrevistas y los prototipos fallidos, se ha creado un dashboard que refleja lo que los responsables de operaciones nos dijeron que necesitaban para su día a día. Una aplicación que reúne la información de todas las tareas necesarias para gestionar y mejorar significativamente la gestión de sus almacenes.z
Reflexión
La lección más importante de este proyecto no fue técnica, fue sobre las suposiciones. Asumimos que dar a ambos tipos de usuario la misma información sería completo y suficiente. Lo que nos dijeron los usuarios fue lo contrario: el operario no necesitaba más datos, necesitaba menos. Equivocarse en eso en los primeros prototipos y corregirlo a través del testing fue la parte más valiosa del proceso.
Simplificar para el operario resultó ser un reto de diseño igual de complejo que construir la capa completa de analítica para el responsable de operaciones, simplemente requería un tipo diferente de rigor.
